A Gerência de Tecnologia da Informação (TI) da Fundação para o Desenvolvimento Científico e Tecnológico em Saúde (Fiotec) desenvolveu o sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos), que consiste na digitalização dos documentos desde sua entrada na instituição até seu arquivamento. Em funcionamento desde agosto de 2011, a implantação da ferramenta passou por diversas fases e, hoje, a maioria dos setores já tem autonomia para cadastrar sua documentação, que fica disponível para acesso rápido e fácil por todos os colaboradores.

A ideia surgiu para facilitar o trabalho do setor de Arquivo, já que os documentos passaram a ser acessados sem a necessidade de solicitação. É possível fazer a visualização do documento pelo próprio sistema, que também disponibiliza uma cópia em formato PDF. Outra vantagem da utilização da ferramenta é a segurança, pois diminui a necessidade do manuseio do documento original e, consequentemente, seu extravio. Assim, o armazenamento da documentação física passou a ser feita em empresa terceirizada, fora das dependências da Fiotec, liberando espaço físico para outras atividades.

Número de impressões diminuiu

A partir do momento que é possível ter acesso ao documento original, a necessidade de imprimi-lo ou copia-lo é reduzida. Portanto, o sistema GED também proporciona economia de impressão e preservação dos recursos naturais. Um levantamento realizado pela TI, quatro meses depois da implantação da ferramenta a quantidade de impressões diminuiu cerca de 60%. Campanhas de conscientização reforçaram a ação. 

 


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