A FADESP está implantando o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A ferramenta desenvolvida pela Fundação para o Desenvolvimento Científico e Tecnológico em Saúde (Fiotec), entidade de apoio à Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), facilitará o acesso à documentação dos projetos e tornará o serviço de gerenciamento mais dinâmico.

Esta semana, o supervisor de Tecnologia da Informação (TI) da Fiotec, Rodrigo Santos, esteve na sede da FADESP, em Belém (PA), para treinar o setor de documentação. É mais um passo na implementação do projeto voltado à melhoria da gestão documental iniciado em 2012.

Na FADESP, o setor já faz um trabalho de higienização, organização, classificação, descarte e digitalização de material, mas a nova ferramenta permitirá que o documento já nasça digital e seja organizado em plataforma única, com manuseio rápido e seguro.

A coordenadora do setor, Elayne Barbosa, explica que o novo serviço trará “melhor eficiência e agilidade no acesso e recuperação da informação contida nos documentos físicos”. Ela também destaca que a segurança será mantida, pois, a organização da documentação dos projetos segue lei e normas de classificação e guarda.

Rodrigo explicou que o GED é uma ferramenta criada e utilizada pela Fiotec. Atualmente, a plataforma dispõe de mais de 700 mil documentos armazenados e serve de base para o Portal de Acesso à Informação (PAI), o serviço online de disponibilização documental ao cidadão.

A princípio, o serviço foi pensado para eliminar a pilha de papel da mesa dos colaboradores, mas se expandiu. “O GED surgiu primeiro para diminuir esse volume de papel e as impressões na fundação, mas também permitiu que se tenha um lugar único, de fácil acesso, para guardar todos os documentos, com toda a vida da fundação. Desde um projeto específico, ao financiador e fornecedor, todos os documentos estão lá no sistema”, enfatiza.

FADESP pioneira na implantação do GED/Fiotec. 

A FADESP foi a primeira fundação de apoio para quem a Fiotec disponibilizou o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Os técnicos de TI criaram uma versão exclusiva para ela.

“Como é um sistema da Fiotec, o GED é conectado a vários outros sistemas e nós, então, criamos um que pudesse funcionar de forma isolada somente para a FADESP”, explicou Rodrigo Santos.

Foram cerca de três semanas de trabalho intenso, entre o processo de desconexão do aplicativo do GED da Fiotec, criação de um específico e fase de testes até a entrega do novo aplicativo à fundação. A adaptação reuniu diversos setores da fundação de apoio à Fiocruz, como técnicos de TI, analistas de desenvolvimento e de negócios.

Segundo Rodrigo, além do GED, a fundação tem outros módulos que podem ser oferecidos às fundações de apoio em todo o país, como um específico para o controle e organização de bolsas, protocolo e controle interno. São projetos padrões que podem ser reaproveitados por qualquer fundação.

A ferramenta é um avanço, afirma, pois a fundação trabalha no seu dia a dia com o documento em papel e a partir da implantação do GED, essa informação fica digitalizada e disponível a todos no sistema.

Como o GED funciona

O GED é uma tela de pesquisa onde o colaborador de uma fundação digita a palavra de busca e o sistema levanta todo o histórico de documentos.

O sistema funciona a partir da digitalização dos documentos no setor responsável pelo sua organização e arquivo. No caso da FADESP, é o Centro de Documentação e Informação (CDI). 


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