CristianoEm 2013, a Fundação de Apoio e Desenvolvimento da Universidade Federal de Mato Grosso (Uniselva) deu início a implantação do seu Programa de Gestão de Qualidade. “A ideia surgiu ao observar boas práticas em outras entidades, como o modelo da Fiotec. Implantamos o Programa de Gestão da Qualidade na fundação no início da minha gestão”, explicou o diretor-geral da Uniselva, Cristiano Maciel.

Desde então, a busca da certificação ISO 9001 foi inserida no dia a dia de todas as áreas da fundação e seus colaboradores. “Criamos o programa com o objetivo de alcançar uma gestão que abranja toda a entidade, reflita sua organização, processos e cultura, bem como seus esforços para a melhoria contínua dos serviços prestados à Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) e a sociedade”, afirmou Cristiano.

Em entrevista ao portal, o diretor conta como surgiu o programa e como promoveu o processo de engajamento que envolve toda a fundação. Confira:

Como funciona o programa na Fundação?

O Programa de Gestão da Qualidade foi moldado para execução em quatro anos, com concentração em cinco grandes eixos: satisfação dos clientes e colaboradores, excelência operacional, estabelecimento de indicadores, fortalecimento da imagem da instituição e sustentabilidade.

Em 2013, o planejamento estratégico da Fundação Uniselva começou a ser delineado e foi definido ao longo do tempo por meio da realização de vários workshops, reuniões gerenciais e contribuição dos diversos setores da entidade, alinhando esforços no sentido de estabelecer planos de ação, metas e indicadores e compreensão de onde a Fundação quer chegar e o papel que cabe a cada um realizar para que os objetivos propostos sejam alcançados.

Quando iniciamos o processo, buscamos sensibilizar os colaboradores, capacitando-os gradativamente para as mudanças em curso, e realizamos o levantamento dos problemas e possíveis soluções para questões que estavam criando gargalos na instituição. Este levantamento junto aos colaboradores da UFMT objetivava também responsabilizá-los quanto a necessidade de se buscar soluções.

Em 2014, tivemos o amadurecimento desse processo, com a formulação de planos de metas por área, avaliação contínua das ações propostas e, por fim, o refinamento dessas ações consoantes à realidade da entidade. Atualmente estamos trabalhando  na perspectiva de priorizar e formular planos de metas para cada setor, com a formulação de planos de metas para o setor e um plano de ações da qualidade. Todos os planos, ao longo dos dois anos, foram construídos coletivamente, pelos setores, e compartilhados em workshops da Fundação.

Os quatro projetos estabelecidos no planejamento estratégico da Uniselva (Modelagem de Processos Internos, Avaliação do Desempenho das Atividades, Redefinição dos Sistemas Computacionais e Busca da Certificação), continuam prevalecendo como metas do nosso Programa de Gestão da Qualidade e são objeto de estudos contínuos e reflexões por parte da entidade no atingimento de seus objetivos.

Desde de sua implantação, quais os avanços já foram alcançados?

Podemos destacar benefícios em várias frentes. O registro das ações dos setores em documentos próprios, como atas e relatórios. A troca de maiores informações entre os setores, com melhoria da comunicação interna. As obras de reforma e ampliação da infraestrutura física da entidade, que se fazia necessária e era muito aguardada por todos. A contratação de pessoal técnico especializado nas áreas onde era necessária, já que a demanda por serviços requer melhoria e aperfeiçoamento contínuo do setor de gerenciamento administrativo, financeiro e técnico de projetos. A retomada da divulgação das ações da Fundação e dos projetos por ela gerenciados, pelo informativo e na Web. A participação efetiva da Uniselva no Conselho Nacional das Fundações de Apoio às Instituições de Ensino Superior e de Pesquisa Científica e Tecnológica (Confies).

Podemos citar também a implantação do Pregão Eletrônico, atribuindo agilidade, transparência e eficiência, além do barateamento dos processos licitatórios, por permitir a simplificação de muitas etapas burocráticas que tornavam morosa a contratação com a administração pública.

Quais ações estão previstas?

Estamos discutindo e nos debruçando sobre o marco legal das fundações de apoio às universidades públicas no Brasil, em especial as alterações feitas nos decretos 8.240/14 e 8.241/14, que regulamentam os convênios, os critérios de habilitação de empresas, a aquisição de bens e a contratação de obras e serviços pelas fundações, modificando procedimentos e a sistemática de compras e de licitações feitas pela entidade.

Além disso, estamos nos preparando para colocar em funcionamento, ainda este ano, a nova ferramenta de gerenciamento de projetos da Uniselva, denominada Sistema de Administração e Gestão Integrada (SAGI), garantindo mais agilidade e transparência à gestão de projetos.

Quais áreas da instituição estão envolvidas no programa?

Todas as áreas de trabalho da Uniselva estão envolvidas diretamente no Programa. Secretaria, Projetos, Financeiro, Compras, Recursos Humanos, Licitação, Contabilidade, Prestação de Contas, Tecnologia da Informação. O acompanhamento do programa é realizado por um grupo de quatro colaboradores da Fundação, sob coordenação da Direção-geral.

Você promove constantemente na Uniselva workshops sobre o tema. O que é abordado? Quem participa? Quantos eventos foram realizados até agora?

Desde que o Programa foi implantado já promovemos oito desses treinamentos. Ao longo de 2014, foram realizados três Workshops do Programa de Gestão da Qualidade da Fundação Uniselva, que sempre envolvem todos os nossos funcionários, e também colaboradores diversos, sempre no intuito de capacitar, socializar as ações de cada setor, motivar e dar mais visibilidade ao trabalho realizado pela entidade. Ainda, adotou-se a prática de realizar reuniões por área, para discutir o andamento dos trabalhos e integrar os setores.

Qual a importância de se obter a certificação ISO 9001?

As ISO 9000 e 9001 são um sistema de gestão de qualidade aplicado em empresas, que requerem um conjunto de ações preventivas para garantir e padronizar um serviço ou um produto, garantindo que padrões estejam sendo aplicados corretamente. No entanto, este não é nosso maior objetivo. Nosso programa busca a excelência operacional. Trabalhamos com um conjunto de ações articuladas que vão desde a capacitação contínua dos colaboradores da instituição, a utilização de ferramentas e mecanismos capazes de auxiliar na realização correta das tarefas, o compromisso de todos na melhoria dos processos internos e na prestação de um serviço de qualidade, focado na satisfação dos clientes e em resultados. Para tal, a modelagem dos processos da Fundação é fundamental e tem sido levada a cabo na instituição. Se, ao final do programa, conseguirmos realizar a certificação de algum processo da Fundação, teremos um ganho a mais.

Quais recomendações você daria para aquelas fundações que ainda vão iniciar a implantação de uma gestão de qualidade?

Acho de extrema importância que todas as fundações de apoio busquem constantemente aprimorar os serviços prestados às instituições apoiadas. Implantar um programa de qualidade é uma das maneiras de manter o olhar sobre essa perspectiva e, em conjunto com os colaboradores, procurar soluções para melhoria contínua. É fato que o operacional consome muito do nosso dia a dia, todavia a visão estratégica é fundamental para o fortalecimento e sobrevivência das fundações. Ao adotar esta iniciativa, cada fundação deve identificar suas fragilidades, sistematizar um percurso de ação e persistir na solução dos problemas.

No caso da Uniselva, estamos adotando um modelo por nós planejado e para uso nos setores, usando de algumas técnicas clássicas, todavia, em grande parte, criando um modelo próprio para nós, dentro das nossas limitações de pessoal e financeira. Cada fundação pode estimar os recursos que dispõe para um programa de qualidade, mas penso que é fundamental mantermos o desejo por uma visão mais estratégica do negócio e ter o engajamento dos colaboradores. Também, a colaboração entre as fundações é de suma importância, pois compartilhando nossas experiências, podemos agilizar nossas ações e obter mais qualidade.

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